Jak zgłosić pracodawcy chorobę i sprawdzić zwolnienie e-ZLA?

Jeśli lekarz wystawił ci elektroniczne zwolnienie lekarskie (e-ZLA), nadal musisz zawiadomić pracodawcę o chorobie i przewidywanym okresie nieobecności. Zrób to niezwłocznie, zgodnie z zasadami przyjętymi w firmie. Potem sprawdź daty zwolnienia na Internetowym Koncie Pacjenta (IKP) lub w aplikacji mojeIKP. Elektroniczne przekazanie dokumentu do pracodawcy i twoje zawiadomienie o nieobecności to dwa odrębne działania.

Powiadom pracodawcę, gdy wiadomo o nieobecności

Przy nagłej chorobie obowiązuje zawiadomienie niezwłocznie, co do zasady najpóźniej w drugim dniu nieobecności w pracy. Nie czekaj celowo do tego dnia, jeśli możesz przekazać wiadomość wcześniej. Termin dotyczy nieobecności, a nie daty wyświetlenia zwolnienia w aplikacji.

Jeżeli przyczyna nieobecności jest znana z góry lub możliwa do przewidzenia, pracodawcę należy uprzedzić. Przy niespodziewanej chorobie poinformuj go o sytuacji, gdy tylko jest to możliwe. Automatyczny obieg e-ZLA nie gwarantuje, że przełożony zdąży sprawdzić dokument przed rozpoczęciem twojej zmiany.

Jeśli znasz już okres wpisany do zaświadczenia, podaj te daty. Brak dostępu do IKP nie powinien powstrzymywać samego zawiadomienia. Możesz przekazać informację o chorobie oraz przewidywanej długości nieobecności, a dokładne daty następnie potwierdzić.

Sprawdź firmowy sposób zgłaszania nieobecności

Najpierw sprawdź regulamin pracy lub inne obowiązujące zasady. Ustal, komu przekazuje się informację i jakim kanałem: przełożonemu, kadrom albo osobie wskazanej do obsługi nieobecności. Sama wiadomość do koleżanki lub kolegi z zespołu może nie trafić do właściwego odbiorcy.

Gdy przepisy obowiązujące u pracodawcy nie określają sposobu zawiadomienia, można zrobić to:

• osobiście lub przez inną osobę;
• telefonicznie albo innym środkiem łączności, na przykład e-mailem lub SMS-em;
• pocztą — wtedy za datę zawiadomienia uważa się datę stempla pocztowego.

Nie ma zatem ogólnego obowiązku wykonania telefonu w każdej firmie. Telefon może jednak być wymaganym kanałem w twoim zakładzie. Nie zakładaj też, że SMS będzie zawsze wystarczający, skoro firma wskazuje inny sposób.

Jeśli dopiero zaczynasz pracę i nie znasz procedury, skontaktuj się z przełożonym lub kadrami, przekaż informację o nieobecności i zapytaj, czy trzeba ją dodatkowo zarejestrować w firmowym systemie.

Przekaż przyczynę i przewidywany okres

Zawiadomienie powinno pozwolić pracodawcy ustalić, dlaczego nie będzie cię w pracy i jak długo może potrwać nieobecność. Sama wiadomość „mam L4” może pozostawić niejasność co do okresu, którego dotyczy.

Przygotuj krótką, rzeczową informację:

• przedstaw się, jeśli odbiorca nie rozpozna numeru telefonu lub adresu;
• wskaż chorobę jako przyczynę nieobecności;
• podaj datę początku i przewidywany koniec nieobecności;
• jeśli lekarz wystawił już e-ZLA, poinformuj o tym.

Przykładowa treść do dostosowania do firmowego kanału:

Dzień dobry, informuję o nieobecności w pracy z powodu choroby od [data] do [data]. Na ten okres lekarz wystawił e-ZLA. Proszę o potwierdzenie przyjęcia informacji. [Imię i nazwisko]

To propozycja wiadomości, a nie urzędowy formularz. Jeśli okres nieobecności wymaga jeszcze potwierdzenia, napisz o tym wprost. Nie podawaj jako pewnej daty, której nie znasz. Po uzyskaniu dokładnych danych uzupełnij informację, aby firma nie opierała organizacji pracy na wcześniejszym szacunku.

Zachowaj ślad skutecznego kontaktu

Zapisz wysłaną wiadomość, datę kontaktu i odpowiedź odbiorcy. Przy zgłoszeniu przez firmowy system zachowaj dostępne potwierdzenie. Po rozmowie telefonicznej warto zanotować, kiedy i z kim odbyła się rozmowa oraz jaki okres nieobecności został przekazany.

Jeśli nie ma odpowiedzi, sprawdź adres lub numer. Wiadomość zwrócona jako niedostarczona albo nieodebrane połączenie nie dają pewności, że informacja dotarła. Skorzystaj z przewidzianego w firmie kontaktu zastępczego lub ponów próbę, zamiast zakładać, że samo rozpoczęcie kontaktu załatwiło sprawę.

Takie działania pomagają później odtworzyć przebieg zawiadomienia. Prośba o potwierdzenie nie tworzy dodatkowego ustawowego formularza ani nie zmienia terminu zgłoszenia. Zachowany e-mail dokumentuje komunikację z pracodawcą; dane e-ZLA potwierdzają natomiast okres zwolnienia.

Sprawdź zwolnienie na Internetowym Koncie Pacjenta

Wejdź na oficjalną stronę IKP i wybierz logowanie. Możesz skorzystać z profilu zaufanego, e-dowodu, aplikacji mObywatel lub udostępnionej metody logowania przez bank. Internetowe Konto Pacjenta jest bezpłatne.

Po zalogowaniu:

1. Otwórz kafelek lub zakładkę „Historia leczenia”.
2. Wybierz kafelek „Zwolnienia”.
3. Odszukaj właściwe zwolnienie i sprawdź jego okres.

Porównaj daty z informacją przekazaną w pracy. Zwróć uwagę na początek i koniec okresu zwolnienia, aby nie pomylić ich z datą wystawienia dokumentu. Jeśli na koncie masz kilka zaświadczeń, upewnij się, że sprawdzasz to dotyczące obecnej nieobecności.

Podgląd jest przydatny także wtedy, gdy nie pamiętasz końcowej daty. Nie trzeba kontaktować się z pracodawcą wyłącznie po to, żeby odczytać informację, która jest dostępna na własnym koncie.

Odczytaj te same informacje w mojeIKP

Drugą drogą jest aplikacja mojeIKP. Według instrukcji Centrum e-Zdrowia:

1. Zaloguj się do aplikacji.
2. Przejdź do zakładki „zdrowie”.
3. Wybierz „Zwolnienia lekarskie”.
4. Ustaw rok, w którym lekarz wystawił zwolnienie.
5. Otwórz wybrane zdarzenie, aby zobaczyć szczegóły.

Wybór roku ma znaczenie: dokument wystawiony w innym roku może nie znajdować się na aktualnie przeglądanej liście. Sprawdź więc filtr przed uznaniem, że zwolnienia brakuje.

IKP w przeglądarce i mojeIKP to alternatywne sposoby sprawdzenia własnych danych. Nie trzeba wykonywać zgłoszenia nieobecności w obu tych miejscach. Odczytanie zaświadczenia w aplikacji nie wysyła za ciebie osobnej wiadomości do przełożonego.

Nie utożsamiaj opóźnienia IKP z brakiem e-ZLA

Centrum e-Zdrowia uprzedza, że zwolnienie może być widoczne na IKP lub w mojeIKP dopiero po trzech dniach od wystawienia. To informacja o możliwym opóźnieniu podglądu. Nie oznacza dodatkowego czasu na zawiadomienie pracodawcy.

Lekarz przekazuje elektroniczne zwolnienie do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), który udostępnia je płatnikowi składek, czyli w tym przypadku pracodawcy. W zwykłym elektronicznym obiegu nie musisz osobiście dostarczać e-ZLA.

Pracodawca korzysta z własnego Konta płatnika w eZUS. Aktualna pomoc ZUS wskazuje sekcję „e-ZLA” i zakładkę „Lista”. To inny widok niż twoja „Historia leczenia”. Z tych odrębnych sposobów udostępniania wynika, że brak dokumentu na IKP sam w sobie nie dowodzi jego braku u pracodawcy. Możesz poprosić kadry o sprawdzenie ich widoku.

Wyjaśnij brak dokumentu lub niezgodne dane

Jeżeli e-ZLA nadal nie widać, sprawdź najpierw, czy przeglądasz właściwy rok i własne dane. Następnie skontaktuj się z placówką, w której wystawiono zwolnienie. Podaj datę wizyty i poproś o sprawdzenie, czy zaświadczenie zostało wystawione oraz przekazane do ZUS.

Jeżeli kadry również nie widzą dokumentu, przekaż tę informację placówce. Nie traktuj kolejnych prób odświeżania aplikacji jako zamiennika wyjaśnienia sprawy. Jednocześnie utrzymuj kontakt z pracodawcą w sprawie samej nieobecności.

Gdy widoczny okres zwolnienia różni się od przekazanego przez lekarza, wyjaśnij rozbieżność z wystawcą. Nie poprawiaj samodzielnie kopii dokumentu. ZUS opisuje odrębną procedurę poprawiania błędnego e-ZLA przez wystawcę; zmiana tekstu wiadomości do kadr nie zmienia zaświadczenia. Po wyjaśnieniu sprawy przekaż pracodawcy prawidłowe informacje o okresie nieobecności.

Szczególne okoliczności mogą usprawiedliwić opóźnienie

Niedotrzymanie terminu zawiadomienia może być usprawiedliwione szczególnymi okolicznościami, które rzeczywiście uniemożliwiły kontakt. Przepisy wymieniają między innymi obłożną chorobę połączoną z brakiem lub nieobecnością domowników albo inne zdarzenie losowe.

Nie jest to zwykłe przedłużenie terminu dla każdej chorej osoby. Samo oczekiwanie na pojawienie się e-ZLA w IKP nie zastępuje zawiadomienia. Jeśli szczególna przeszkoda ustąpi, niezwłocznie skontaktuj się z pracodawcą i wyjaśnij przyczynę opóźnienia.

Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje, że brak informacji albo przekazanie jej niezgodnie z firmowymi zasadami może prowadzić do odpowiedzialności porządkowej, na przykład upomnienia lub nagany. Dlatego zadbaj osobno o przekazanie wiadomości i o sprawdzenie dokumentu: samo prawidłowo wystawione zwolnienie nie wykonuje za ciebie obowiązku kontaktu.