Jak uzgodnić okazjonalną pracę zdalną i prawidłowo złożyć wniosek?

Okazjonalną pracę zdalną wykonujesz na własny wniosek, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, przez nie więcej niż 24 dni w roku kalendarzowym (art. 67[33] § 1 Kodeksu pracy). Pracodawca nie musi się zgodzić: według Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (MRPiPS) taki wniosek nie jest dla niego wiążący, a według Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) odmowy nie musi uzasadniać. Miejsce, z którego będziesz pracować — także dom — wskazujesz ty, ale za każdym razem musisz je uzgodnić z pracodawcą (art. 67[18]).

Poradnik jest dla pracowników w całej Polsce, którzy chcą wyjątkowo popracować poza zakładem, np. przez kilka dni, bez zmiany stałego sposobu pracy. Przepisy o pracy zdalnej stosuje się także do stosunków pracy nawiązanych na innej podstawie niż umowa o pracę (art. 67[34]). Według MRPiPS przepisy o pracy zdalnej obowiązują od 7 kwietnia 2023 r. Osobne zasady dotyczą rodziców, którzy chcą zmienić organizację pracy ze względu na opiekę nad dzieckiem — opisuje je poradnik Jak wystąpić o elastyczną organizację pracy przy opiece nad dzieckiem?

Czym okazjonalna praca zdalna różni się od zwykłej?

Do okazjonalnej pracy zdalnej nie stosuje się art. 67[19]–67[24] ani art. 67[31] § 3 Kodeksu pracy (art. 67[33] § 2). W praktyce oznacza to m.in., że:

• nie potrzeba porozumienia ani regulaminu pracy zdalnej — według PIP brak formalnego regulaminu czy instrukcji nie wyklucza korzystania z okazjonalnej pracy zdalnej, choć w wielu firmach takie wewnętrzne zasady istnieją,
• pracodawca nie ma obowiązku zapewnić materiałów i narzędzi pracy ani pokryć kosztów pracy zdalnej, np. energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych (te obowiązki wynikają z wyłączonego art. 67[24]),
• inicjatywa należy wyłącznie do ciebie — według PIP okazjonalna praca zdalna nie może być wykonywana na polecenie ani z inicjatywy pracodawcy.

PIP wskazuje też, że okazjonalna praca zdalna jest dodatkowym uprawnieniem i może funkcjonować obok pracy zdalnej hybrydowej.

Ile dni w roku możesz tak pracować?

• Limit: najwyżej 24 dni w roku kalendarzowym (art. 67[33] § 1).
• Bez względu na etat: według MRPiPS limit nie zależy od wymiaru etatu ani od liczby godzin pracy w danym dniu; to samo podaje PIP.
• Zmiana pracodawcy: według PIP limit 24 dni dotyczy wszystkich pracodawców danego pracownika w danym roku kalendarzowym, a okazjonalną pracę zdalną trzeba rzetelnie dokumentować, bo wykazuje się ją w świadectwie pracy. Jeśli w tym roku zmieniłeś pracę, sprawdź, ile dni wykorzystałeś u poprzedniego pracodawcy.

Jak złożyć wniosek?

1. Sprawdź zasady w firmie. Jeśli pracodawca ma regulamin lub instrukcję dotyczącą okazjonalnej pracy zdalnej, zobacz, jak i komu składa się wniosek.
2. Przygotuj wniosek w postaci papierowej albo elektronicznej. Podaj dni, w których chcesz pracować zdalnie, i miejsce wykonywania pracy, bo musi ono zostać uzgodnione z pracodawcą. Według PIP wniosku nie musisz uzasadniać.
3. Złóż wniosek z wyprzedzeniem. Pracodawca może odmówić, więc nie zakładaj, że dostaniesz wybrany termin.
4. Poczekaj na zgodę i ją zachowaj. Pracuj zdalnie dopiero po zgodzie pracodawcy i zachowaj jej potwierdzenie razem z uzgodnionym miejscem i dniami.
5. Ustal kontrolę. Kontrola wykonywania pracy, bezpieczeństwa i higieny pracy (bhp) oraz ochrony informacji, w tym danych osobowych, odbywa się przy pracy okazjonalnej na zasadach ustalonych z tobą (art. 67[33] § 3).

Jakie obowiązki ma pracodawca w zakresie bhp?

Przy każdej pracy zdalnej pracodawca realizuje obowiązki bhp z działu dziesiątego Kodeksu pracy w zakresie wynikającym z rodzaju i warunków pracy, z wyjątkiem przepisów wymienionych w art. 67[31] § 1. Według PIP przy okazjonalnej pracy zdalnej na pracodawcy nadal spoczywa obowiązek zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, w tym sporządzenia oceny ryzyka zawodowego i przygotowania na jej podstawie informacji o zasadach bhp — tak jak przy innych rodzajach pracy zdalnej.

Pracą zdalną nie mogą być m.in. prace szczególnie niebezpieczne, prace z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie ani prace powodujące intensywne brudzenie (art. 67[31] § 4).

Czy pracodawca zwróci koszty pracy z domu?

Nie ma takiego obowiązku. PIP podaje przykład pracownika, który po 4 dniach okazjonalnej pracy zdalnej zażądał zwrotu kosztów energii elektrycznej: zwrotu nie dostanie, bo przy pracy okazjonalnej nie stosuje się art. 67[24], który nakłada na pracodawcę obowiązek pokrycia tych kosztów. Według MRPiPS przy pracy okazjonalnej nie obowiązuje też m.in. obowiązek zapewnienia materiałów i narzędzi pracy.

Co zrobić teraz?

1. Sprawdź, ile dni okazjonalnej pracy zdalnej wykorzystałeś w tym roku kalendarzowym — z limitu 24 dni.
2. Zobacz, czy w firmie jest regulamin lub instrukcja w tej sprawie.
3. Złóż wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej z dniami i miejscem pracy.
4. Zacznij pracę zdalną dopiero po zgodzie pracodawcy i zachowaj jej potwierdzenie.
5. Ustal z pracodawcą zasady kontroli i zapoznaj się z informacją o zasadach bhp przy pracy zdalnej.

Poradnik opiera się na Kodeksie pracy (tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1245) oraz na stronach MRPiPS i Państwowej Inspekcji Pracy.