Małżeństwo zawarte w UE: jak złożyć wniosek o transkrypcję w Polsce

Małżeństwo zawarte w innym państwie UE możesz przenieść do polskiego rejestru stanu cywilnego przez transkrypcję zagranicznego aktu małżeństwa. Wniosek składasz do wybranego urzędu stanu cywilnego w Polsce. Przygotuj urzędowy akt, dokumenty wymagane do jego tłumaczenia i dane potrzebne do sporządzenia polskiego wpisu.

Sprawdź dokument przed wizytą

Potrzebny jest oryginał zagranicznego aktu lub właściwy urzędowy odpis. Zwykły skan, fotografia dokumentu czy pamiątkowy certyfikat ceremonii nie zastępują urzędowego dokumentu stanu cywilnego.

Porównaj imiona, nazwiska, daty i miejsca z dokumentami tożsamości. Jeśli zagraniczny akt zawiera błąd albo brakuje danych, opisz to USC przed złożeniem. Transkrypcja nie służy dowolnemu poprawianiu zagranicznego dokumentu.

Ustal potrzebę tłumaczenia

Zasadą jest urzędowe tłumaczenie na polski, wykonane przez uprawnionego tłumacza lub konsula. Istnieją jednak ułatwienia.

Wielojęzyczny odpis wydany zgodnie z odpowiednią konwencją może być zwolniony z tłumaczenia. Inne rozwiązanie to wielojęzyczny standardowy formularz unijny dołączony do aktu. Wydaje i podpisuje go właściwy organ; nie jest samodzielnym aktem ani drukiem, który wystarczy wypełnić samemu.

Dokumenty objęte rozporządzeniem UE 2016/1191 korzystają ze zwolnienia z apostille. Przed zamówieniem płatnego tłumaczenia lub dodatkowego poświadczenia pokaż USC rodzaj dokumentu i dołączony formularz.

Przygotuj wniosek i sprawę nazwisk

Pobierz formularz wybranego USC. Przygotuj dokument tożsamości, akt z wymaganymi załącznikami oraz potwierdzenie opłaty. Opłata za odpis zupełny wydawany po transkrypcji wynosi 50 zł; sprawdź właściwy rachunek urzędu.

Jeżeli akt nie zawiera informacji o nazwiskach po ślubie, ustal sposób złożenia oświadczeń małżonków. Każdy decyduje o swoim nazwisku, natomiast nazwisko wspólnych dzieci wymaga odpowiednich oświadczeń obojga. Możliwość złożenia samego wniosku przez jedną osobę nie upoważnia jej do wyboru nazwiska za drugą.

Od 23 sierpnia 2026 roku obowiązują nowe wzory odpisów umożliwiające także prawidłową transkrypcję zagranicznych aktów małżeństw jednopłciowych. Korzystaj z aktualnej instrukcji USC.

Odbierz i sprawdź polski odpis

Po transkrypcji porównaj otrzymany odpis z dokumentami i złożonymi oświadczeniami. Zgłoś zauważone rozbieżności. Jeśli urząd odmawia, poproś o decyzję i sprawdź jej uzasadnienie oraz pouczenie dotyczące odwołania. Ułatwienia dokumentowe w UE nie zastępują rozstrzygnięcia konkretnej sprawy przez USC.