Praca z Polski dla firmy z UE: jak ustalić właściwe składki

Zachowanie umowy z firmą z innego państwa UE nie przesądza, gdzie należy opłacać składki po powrocie do Polski. W koordynacji unijnej zasadą jest podleganie jednemu systemowi, a znaczenie ma rzeczywiste miejsce wykonywania pracy. Dlatego przeprowadzkę i zmianę modelu pracy zgłoś pracodawcy przed przyjęciem, że dotychczasowe rozliczenia mogą trwać bez zmian.

Opisz, gdzie faktycznie pracujesz

Przygotuj umowę i ustalenia dotyczące pracy zdalnej. Zapisz datę przeniesienia miejsca zamieszkania oraz datę rozpoczęcia pracy z Polski. Oddziel te daty, jeżeli nie są takie same.

Przyda się zestawienie:

• państwa zamieszkania i adresu faktycznego pobytu;
• państwa siedziby pracodawcy, a przy kilku pracodawcach — każdego z nich;
• miejsc, w których fizycznie wykonujesz obowiązki;
• czasu pracy z domu w Polsce i czasu pracy w biurze za granicą;
• innych aktywności zawodowych, także ewentualnej działalności gospodarczej;
• posiadanych zaświadczeń A1 i okresów, których dotyczą.

Nie zastępuj tego opisem „pracuję dla Niemiec” albo „mam belgijską wypłatę”. Odbiorca pracy, waluta wynagrodzenia i położenie biura firmy nie opisują jeszcze miejsca wykonywania twoich obowiązków.

Cała praca z Polski czy model hybrydowy?

Jeśli po stałym powrocie wykonujesz całą pracę w Polsce, punktem wyjścia jest zasada ubezpieczenia w państwie faktycznej pracy. Sam zagraniczny pracodawca nie tworzy wyjątku. Dotychczasowe A1 trzeba ocenić w świetle zmienionych okoliczności, zamiast zakładać, że obejmuje dowolny późniejszy model pracy.

Przy zwyczajowej pracy w kilku państwach ocenia się między innymi znaczną część aktywności w państwie zamieszkania. Komisja Europejska wskazuje próg co najmniej 25%. Znaczenie ma również układ pracodawców i miejsc ich siedziby, dlatego nie wyliczaj właściwego systemu tylko na podstawie jednego przypadkowego tygodnia.

Przy opisie sytuacji wyraźnie zaznacz, czy to stała przeprowadzka i zwykły rozkład pracy, czy czasowy pobyt. To inne stany faktyczne, które instytucja musi odróżnić.

Kiedy może pomóc porozumienie o telepracy?

Porozumienie ramowe pozwala w określonych przypadkach utrzymać ustawodawstwo państwa siedziby pracodawcy mimo znacznej telepracy w państwie zamieszkania. Według wyjaśnień ZUS dotyczy pracowników wykonujących tam telepracę przez co najmniej 25%, ale mniej niż 50% całkowitego czasu pracy.

Zarówno państwo zamieszkania, jak i państwo siedziby pracodawcy muszą uczestniczyć w porozumieniu. Trzeba sprawdzić również datę przystąpienia danego państwa i pozostałe warunki. Porozumienie nie obejmuje między innymi zwyczajowej aktywności w trzecim państwie, działalności na własny rachunek ani innej niż telepraca aktywności w państwie zamieszkania.

Nie jest to automatyczna reguła dla każdej pracy zdalnej. Stała praca w całości z Polski nie mieści się w tym przedziale. Zastosowanie wyjątku wymaga odpowiedniej procedury; uzgodnij z pracodawcą i właściwą instytucją, kto składa wniosek, za jaki okres i jak zostanie potwierdzone ustawodawstwo.

Co ustalić z ZUS i pracodawcą?

Przekaż przygotowane zestawienie i poproś o wskazanie trybu ustalenia właściwego ustawodawstwa. Powiedz, czy chcesz wyjaśnić zwykłe zasady pracy w jednym lub kilku państwach, czy możliwość zastosowania porozumienia o telepracy.

Nie kopiuj bez sprawdzenia formularza opisanego dla odwrotnego kierunku przeprowadzki. Instrukcja ZUS dotycząca wniosku US-36 w ramach porozumienia odnosi się do osób zatrudnionych u polskich pracodawców. Osoba mieszkająca w Polsce i pracująca dla firmy zagranicznej musi ustalić właściwy organ dla swojego przypadku.

Co, jeśli właściwy okaże się polski system?

Zagraniczny pracodawca nadal ma obowiązki płatnika, choć nie ma siedziby w Polsce. ZUS opisuje jego rejestrację: uzyskanie NIP, a następnie odpowiednie zgłoszenie płatnika, na przykład ZUS ZPA dla osoby prawnej. Powinien też zorganizować zgłoszenie pracownika i bieżące rozliczenia.

W określonych sytuacjach pracodawca i pracownik mogą uzgodnić, że pracownik będzie wykonywał obowiązki składkowe w imieniu pracodawcy. Wymaga to uzgodnienia i zgłoszenia instytucji; nie usuwa podstawowej odpowiedzialności pracodawcy. Nie przejmuj tych czynności wyłącznie na podstawie informacji, że firma „nie ma polskiej księgowości”.

Ustal na piśmie datę rozpoczęcia rozliczeń, osobę odpowiedzialną za dokumenty oraz sposób wyjaśnienia składek już odprowadzonych za granicą. Kwestie PIT rozpatrz oddzielnie — ustalenie systemu ubezpieczeń samo nie rozstrzyga podatku od wynagrodzenia.