Jak sprawdzić stawkę na zleceniu i zgłosić zaniżone wynagrodzenie?

Przy zleceniu objętym ustawowym minimum porównaj wynagrodzenie brutto z liczbą godzin rzeczywiście wykonanych usług. Od 1 stycznia 2026 r. minimum wynosi 31,40 zł brutto za godzinę. Jeśli rozliczenie daje mniej, przygotuj wyliczenie dopłaty i zwróć się do zleceniodawcy o wyrównanie. Nieprawidłowości możesz zgłosić Państwowej Inspekcji Pracy (PIP). Gdy firma nadal kwestionuje zapłatę, odzyskanie pieniędzy może wymagać sprawy w sądzie cywilnym.

Czy twoje zlecenie podlega minimalnej stawce?

Ten poradnik dotyczy osoby fizycznej, która nie wykonuje działalności gospodarczej. Ochrona obejmuje umowę zlecenia oraz umowę o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy o zleceniu. Zadania muszą być wykonywane na rzecz przedsiębiorcy albo innej jednostki organizacyjnej, w ramach działalności prowadzonej przez ten podmiot.

Sprawdź więc zarówno rodzaj umowy, jak i drugą stronę współpracy. Zleceniodawcą może być firma, ale także instytucja publiczna. Umowa zawarta między dwiema prywatnymi osobami nieprowadzącymi działalności nie podlega tej gwarancji.

Stawka jest taka sama w całej Polsce. Nie musisz mieć zapłaty ustalonej godzinowo: ryczałt miesięczny albo wynagrodzenie za wykonanie zadania również trzeba sprawdzić w przeliczeniu na godziny. Podpisanie umowy z niższą kwotą nie odbiera prawa do ustawowego wyrównania.

Kiedy wyjątek rzeczywiście wyłącza minimum?

Przy wynagrodzeniu prowizyjnym wyłączenie wymaga spełnienia wszystkich trzech warunków łącznie:

• samodzielnie decydujesz o miejscu wykonywania zlecenia lub usług;
• samodzielnie decydujesz o czasie ich wykonywania;
• przysługuje ci wyłącznie wynagrodzenie prowizyjne, uzależnione od wyników.

Samo użycie słowa „prowizja” w umowie nie wystarcza. Jeżeli firma wyznacza miejsce wykonywania zlecenia albo godziny obecności, sprawdź rzeczywiste ustalenia. Także połączenie stałej kwoty z prowizją nie spełnia warunku zapłaty wyłącznie prowizyjnej.

Ustawa przewiduje ponadto szczególne wyłączenia dotyczące określonych usług opiekuńczych i bytowych, w tym niektórych form całodobowej opieki. Sama nazwa „opieka” nie przesądza o wyłączeniu. Przy takim zleceniu najpierw ustal z PIP, czy konkretne warunki umowy mieszczą się w wyjątku. Opisane niżej obliczenie stosuj, jeśli twoja umowa podlega minimum.

Jak ustalić i potwierdzić liczbę godzin?

Najpierw przeczytaj w umowie, jak strony mają potwierdzać czas wykonywania zlecenia. Może to być zestawienie godzin, raport albo zapis w uzgodnionym systemie. Nie ma jednego ustawowego formularza obowiązującego przy każdym zleceniu.

Jeśli umowa nie określa sposobu potwierdzania godzin, przekaż zleceniodawcy informację o ich liczbie przed terminem wypłaty, w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej. Może to być na przykład wiadomość e-mail z zestawieniem. Zachowaj treść i potwierdzenie przekazania.

Umowa ustna również może podlegać minimum. W takim przypadku zleceniodawca powinien przed rozpoczęciem usług potwierdzić ustalenia dotyczące dokumentowania godzin. Jeśli tego nie zrobił, przedstaw własną informację zgodnie z powyższą regułą.

Dla własnego porządku zapisuj na bieżąco datę, wykonane czynności i czas ich realizacji. Przy wspólnym zleceniu kilku osób godziny potwierdza się osobno dla każdej z nich.

Szczególny tryb dotyczy skierowania do usług na podstawie przepisów o zatrudnianiu pracowników tymczasowych: ewidencję godzin prowadzi wtedy pracodawca użytkownik, na rzecz którego wykonujesz zadania.

Jakie dokumenty zebrać przed zgłoszeniem?

Przygotuj dokumenty, które pozwolą połączyć ustalenia umowy, wykonane godziny i rozliczenie. Pomocne będą:

• umowa i aneksy, także wiadomości potwierdzające ustne ustalenia;
• zestawienia godzin, grafiki, raporty zadań i korespondencja o ich wykonaniu;
• rachunki, rozliczenia wynagrodzenia oraz potwierdzenia przelewów;
• informacje o potrąceniach i korespondencja dotycząca brakującej zapłaty.

To praktyczna lista dowodów do dobrania do sytuacji. Nie musisz posiadać każdego wymienionego dokumentu. Gdy nie masz zestawienia firmy, odtwórz przebieg wykonywania usług z dostępnych materiałów i wyjaśnij sposób obliczenia godzin.

Zleceniodawca ma obowiązek przechowywać dokumenty dotyczące potwierdzania godzin przez 3 lata od dnia wymagalności wynagrodzenia. Zachowaj również własne kopie. Obowiązek firmy nie zastępuje zabezpieczenia materiałów potrzebnych do twojego zgłoszenia.

Jak obliczyć brakujące wyrównanie?

Dla każdego okresu rozliczeniowego zapisz godziny i odpowiadające im wynagrodzenie brutto. Podziel rozliczoną kwotę brutto przez liczbę godzin, a następnie porównaj wynik z ustawową stawką. Minimalną należność obliczysz, mnożąc godziny przez 31,40 zł.

Przykład: załóżmy, że objęte ochroną zlecenie obejmowało 80 godzin usług w 2026 r., a umówiony i rozliczony ryczałt wynosił 2400 zł brutto.

Nie odejmuj od minimum brutto samego przelewu netto. Poproś o rozliczenie, jeżeli nie znasz kwoty brutto. Jeśli firma wskazuje dodatkowe potrącenia, ustal oddzielnie ich kwoty i podstawy: niższy wpływ na konto nie rozstrzyga sam w sobie, że stawkę zaniżono.

Jak wystąpić do firmy o dopłatę?

Prześlij zleceniodawcy własne zestawienie oraz żądanie wyrównania. Podaj dane stron, oznaczenie umowy, okres, liczbę godzin i wyliczoną brakującą kwotę brutto. Dołącz kopie dowodów, wskaż rachunek do zapłaty i konkretny termin dobrowolnego uregulowania należności.

Możesz napisać:

Proszę o wyrównanie wynagrodzenia za [okres] wynikającego z umowy [oznaczenie]. Wykonane usługi obejmowały [liczba] godzin. Minimalna należność wynosi [kwota] zł brutto, a rozliczono [kwota] zł brutto. Proszę o dopłatę [różnica] zł brutto i przekazanie poprawionego rozliczenia.

Dostosuj pismo do dokumentów. Wyznaczany w nim termin jest propozycją dobrowolnej zapłaty, a nie jednakowym ustawowym terminem odpowiedzi na każdą taką prośbę. Zachowaj dowód przekazania pisma. Nie podpisuj rezygnacji z ustawowego minimum: prawa do tej części wynagrodzenia nie można się zrzec.

Gdzie i jak złożyć skargę do PIP?

Skargę kieruj do okręgowego inspektoratu pracy lub jego oddziału właściwego według siedziby podmiotu, na rzecz którego wykonujesz usługi. Adres i dane kontaktowe sprawdź na stronie tego inspektoratu.

Opisz, że zgłoszenie dotyczy minimalnej stawki przy umowie zlecenia. Podaj swoje imię, nazwisko i adres, nazwę i adres firmy, okres usług, godziny oraz sposób rozliczenia. Dołącz wyliczenie różnicy i posiadane dowody. Przy zgłoszeniu elektronicznym podaj również adres do korespondencji elektronicznej. Bez imienia, nazwiska i adresu skarga może zostać pozostawiona bez rozpoznania.

Wybierz sposób przekazania:

1. Papierowo: podpisz pismo własnoręcznie i wyślij oryginał pocztą albo złóż je osobiście.
2. Osobiście ustnie: zgłoś sprawę do protokołu w inspektoracie lub oddziale.
3. Przez e-Doręczenia: prześlij skargę na adres do doręczeń elektronicznych właściwej jednostki; plik z treścią skargi podpisz podpisem kwalifikowanym, zaufanym albo osobistym.

Zwykła wiadomość e-mail nie wystarcza. Zgodnie z Kodeksem postępowania administracyjnego podanie wysłane na adres poczty elektronicznej urzędu pozostawia się bez rozpoznania, jeżeli przepisy odrębne nie stanowią inaczej. Niektóre inspektoraty informują o przyjmowaniu e-mailem pliku skargi podpisanego podpisem kwalifikowanym, zaufanym albo osobistym; zanim wybierzesz tę drogę, potwierdź ją we właściwym inspektoracie.

Skan pisma nie spełnia wymogów formalnych i może zostać potraktowany jak zgłoszenie anonimowe. Skargi anonimowe inspektoraty rozpatrują najwyżej wyjątkowo, dlatego podaj dane pozwalające prowadzić twoją sprawę i udzielić odpowiedzi.

Jakie terminy i koszty trzeba uwzględnić?

Przy umowie zawartej na czas dłuższy niż miesiąc wynagrodzenie odpowiadające ustawowemu minimum musi być wypłacane co najmniej raz w miesiącu, w pieniądzu. Sprawdź konkretny termin płatności w swojej umowie i rozliczeniu.

Zgodnie z Kodeksem postępowania administracyjnego skargę załatwia się bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca. To termin załatwienia skargi; nie oznacza zakończenia kontroli ani odzyskania pieniędzy w tym czasie.

Od skargi w trybie Kodeksu postępowania administracyjnego nie płacisz opłaty skarbowej. Pismo możesz napisać samodzielnie. Osobno uwzględnij koszt przesyłki lub zamówionej pomocy prawnej. Przy ewentualnym pozwie koszty zależą od konkretnej sprawy cywilnej.

Co może zrobić inspektor?

PIP kontroluje przestrzeganie minimalnej stawki godzinowej. Inspektor może skierować wystąpienie lub wydać polecenie dotyczące wypłaty wynagrodzenia wynikającego z minimum. Zaniżenie stawki może również skutkować odpowiedzialnością za wykroczenie.

Dla zlecenia są to odrębne środki od natychmiast wykonalnego nakazu wypłaty należności pracownikowi zatrudnionemu na umowie o pracę. Nie zakładaj więc, że sama skarga automatycznie doprowadzi do odzyskania całej spornej kwoty. Grzywna za naruszenie nie zastępuje twojego wyrównania.

Inspekcja zawiadamia skarżącego o sposobie załatwienia skargi. Bez twojej pisemnej zgody inspektor nie ujawnia, że kontrola jest prowadzona w następstwie skargi.

Co zrobić, gdy nadal brakuje pieniędzy?

Jeśli firma zaprzecza liczbie godzin, wskaż konkretne różnice między jej rozliczeniem a twoimi dowodami. Jeżeli powołuje się na prowizję albo usługę opiekuńczą, poproś o wskazanie warunków uzasadniających wyjątek. Jeśli PIP wezwie cię do usunięcia braków, na przykład podania danych lub podpisu, odpowiedz w wyznaczonym terminie.

Gdy po interwencji nadal istnieje spór o zapłatę, rozważ dochodzenie roszczenia przed sądem cywilnym. Przygotuj umowę, wyliczenie, dowody godzin, korespondencję i otrzymaną informację PIP. Przed pozwem ustal właściwy sąd, koszty oraz termin przedawnienia odpowiedni do twojego roszczenia.

Nie traktuj negocjacji, wezwania do zapłaty ani skargi PIP jako gwarancji zatrzymania biegu przedawnienia. Przy starszej zaległości sprawdź ten termin od razu, aby oczekiwanie na kolejną odpowiedź nie utrudniło dochodzenia pieniędzy.