Jak podpisać PDF podpisem zaufanym i sprawdzić podpis?

PDF podpiszesz podpisem zaufanym w usłudze „Podpisz dokument elektronicznie” dostępnej przez Gov.pl. Po zakończeniu pobierz podpisany plik, a następnie sprawdź dane podpisującego i wynik weryfikacji. Sam obrazek podpisu widoczny na stronie nie zastępuje podpisu elektronicznego.

Przygotuj wersję ostateczną

Przeczytaj dokument, uzupełnij pola i zapisz gotowy PDF. Sprawdź wymagania odbiorcy dotyczące formatu oraz sposobu dostarczenia. Podpis zaufany służy przede wszystkim sprawom urzędowym; nie należy przypisywać mu automatycznie skutków podpisu kwalifikowanego przy każdej umowie prywatnej.

Potrzebujesz ważnego profilu zaufanego i dostępu do jego metody autoryzacji. Opis usługi Gov.pl podaje limit 25 MB dla pliku.

Podpisz i zachowaj wynik

1. Otwórz urzędową stronę usługi i wybierz „Podpisz lub sprawdź dokument”.
2. Dodaj PDF, przejdź dalej i sprawdź właściwy plik oraz dostępny podgląd.
3. Wybierz „Podpisz”, następnie podpis zaufany i wykonaj autoryzację.
4. Po potwierdzeniu operacji pobierz podpisane dokumenty.
5. Zachowaj plik wynikowy pod rozpoznawalną nazwą i wyślij go kanałem wymaganym przez odbiorcę.

Nie przesyłaj omyłkowo kopii sprzed podpisania. Jeżeli użyty format daje plik XML zawierający dokument, zachowaj cały podpisany plik. Instrukcja OSE/NASK pokazuje znaczenie pobrania takiego oryginału. Wyjęty z niego dokument źródłowy nie jest tym samym plikiem z podpisem.

Jak odczytać wynik sprawdzenia

Dodaj podpisany plik do tej samej usługi i wybierz „Sprawdź, kto podpisał”. Porównaj osobę podpisującą z oczekiwaną oraz sprawdź status podpisu. Powinien wskazywać ważność.

Czytaj także szczegóły weryfikacji. PUESC wyjaśnia, że ważność dotyczy podpisanej części dokumentu i certyfikatu. PDF może zawierać późniejsze modyfikacje poza tą częścią, które wpływają na jego wygląd. Dlatego zielony status nie zwalnia z przeczytania dokumentu i ewentualnych ostrzeżeń.

Gdy wynik jest negatywny albo niejasny, poproś nadawcę o oryginalny podpisany plik i ponów sprawdzenie. Nie „naprawiaj” go przez drukowanie do PDF lub skanowanie: powstaje wtedy inny dokument. W przypadku dokumentu z KAS lub Ministerstwa Finansów można skorzystać również z opisanej usługi PUESC.

Podpisanie i pobranie pliku nie oznacza jeszcze jego złożenia w urzędzie. Zachowaj osobno potwierdzenie wysłania przez właściwą usługę.