Jak uzyskać dane innej osoby z rejestru PESEL, gdy są potrzebne do dochodzenia roszczenia?

Jeśli do pozwu albo innej sprawy potrzebujesz aktualnych danych osoby, wobec której masz roszczenie, złóż w urzędzie gminy wniosek o udostępnienie danych jednostkowych z rejestru PESEL i wykaż w nim interes prawny. Wierzyciel, który szuka prawidłowych danych dłużnika do pozwu, jest na gov.pl podany jako przykład osoby z takim interesem. Opłata za dane jednej osoby wynosi 31 zł i płacisz ją przed złożeniem wniosku. Otrzymane dane możesz wykorzystać wyłącznie w celu, który wpiszesz we wniosku.

Poradnik jest dla osób prywatnych w Polsce, które dochodzą własnego roszczenia albo prowadzą konkretną sprawę i muszą ustalić dane drugiej strony. Przepisy obowiązują w całej Polsce. Rejestr nie służy do wyszukiwania osób z ciekawości ani do pozyskiwania danych hurtowo.

Interes prawny czy interes faktyczny?

Ustawa o ewidencji ludności rozróżnia dwie sytuacje:

• interes prawny — dane dostajesz, jeżeli go wykażesz, bez pytania o zgodę osoby, której dotyczą;
• interes faktyczny — dane dostajesz tylko wtedy, gdy osoba, której dotyczą, wyrazi na to zgodę.

Na gov.pl przykładem interesu prawnego jest wierzyciel, który poszukuje prawidłowych danych dłużnika do pozwu albo chce wpisać dłużnika do biura informacji gospodarczej. Wierzyciel może też wystąpić o dane, aby porównać je z tymi, które już ma, i wykluczyć rozbieżność. Wzór wniosku podaje jako przykłady interesu prawnego dochodzenie wierzytelności, zobowiązanie sądu do wskazania danych osoby poszukiwanej i trwające postępowanie sądowe.

Przykładem interesu faktycznego na gov.pl jest organizator zjazdu absolwentów, który chce wysłać zaproszenia na aktualne adresy.

Jak wykazać interes prawny?

Według wzoru wniosku, gdy powołujesz się na interes prawny, musisz wskazać podstawę prawną, z której wynika twoje uprawnienie do danych innej osoby, i załączyć dokumenty potwierdzające ten interes.

Gmina Jasło na swojej stronie wymienia jako dokumenty, które mogą potwierdzić interes prawny:

• wezwania sądowe;
• wezwania komornicze;
• dokumenty potwierdzające zobowiązanie osoby, o której dane prosisz, wobec ciebie;
• wyroki sądowe, postanowienia i decyzje innych organów.

W uzasadnieniu opisz konkretną sprawę, w której potrzebujesz danych, np. roszczenie, które chcesz dochodzić przed sądem. Ten sam cel wpiszesz we wniosku jako jedyny cel wykorzystania danych.

Jakie dane możesz uzyskać?

Danymi jednostkowymi są informacje z rejestru dotyczące jednej osoby albo imiona i nazwiska wszystkich osób zameldowanych pod jednym adresem.

We wniosku zaznaczasz zakres danych: adres zameldowania na pobyt stały, adres zameldowania na pobyt czasowy albo inne dane. Gov.pl podaje przykładowo m.in. imię i nazwisko, numer PESEL, datę i miejsce urodzenia, adres i datę zameldowania na pobyt stały i czasowy oraz daty wymeldowania. Pełny zakres danych w rejestrze określa art. 8 ustawy o ewidencji ludności.

Zaznacz tylko te dane, które są potrzebne do celu opisanego w uzasadnieniu.

Co wpisać o osobie, której dane szukasz?

W części „Dane osoby, której wniosek dotyczy” podajesz te dane, które znasz i które pozwolą znaleźć osobę w rejestrze. Formularz przewiduje m.in.:

• nazwisko, poprzednie nazwisko i nazwisko rodowe;
• imię lub imiona;
• numer PESEL;
• datę i miejsce urodzenia;
• imiona ojca i matki;
• serię i numer dowodu osobistego;
• ostatnie znane miejsce zameldowania.

Gmina Jasło zaleca podać jak najszerszy zakres posiadanych informacji, żeby można było zidentyfikować osobę w rejestrach.

Gdzie i jak złożyć wniosek?

Dane jednostkowe z rejestru PESEL udostępnia organ dowolnej gminy. Jeżeli wybierzesz dane z rejestru mieszkańców, udostępnia je gmina, która prowadzi ten rejestr. W tej samej sprawie możesz złożyć wniosek tylko do jednego organu gminy; we wzorze wniosku oświadczasz, że w tej sprawie nie złożyłaś/eś wniosku do innej gminy.

Wniosek ma urzędowy wzór (wniosek o udostępnienie danych jednostkowych z rejestru mieszkańców oraz rejestru PESEL, oznaczenie EL/WUDJ/1). Według gov.pl możesz go złożyć na trzy sposoby: przez internet, osobiście w dowolnym urzędzie gminy lub listownie.

Strona usługi na gov.pl podaje przy tym ogólnie, przed opisem kanałów: „Od 1 stycznia 2026 r., aby uzyskać dane innej osoby z rejestru PESEL, potrzebujesz skrzynki do e-Doręczeń.”

Przez internet

Wniosek składasz w usłudze na gov.pl i podpisujesz go podpisem zaufanym, podpisem osobistym albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jeśli nie masz jeszcze profilu zaufanego, zobacz poradnik Jak założyć profil zaufany bez konta w banku i potwierdzić go w punkcie?

Do wniosku elektronicznego dołączasz dokumenty potwierdzające interes prawny w postaci elektronicznej, a jeśli nie da się ich uzyskać — ich elektroniczne kopie uwierzytelnione podpisem kwalifikowanym, zaufanym albo osobistym. Urząd może zażądać okazania papierowego oryginału, jeżeli kopia nie pozwala sprawdzić jego autentyczności. Według gov.pl każdy załącznik może mieć do 10 MB, a wszystkie razem do 60 MB.

W urzędzie gminy albo listownie

Wypełniasz papierowy wniosek i podpisujesz go własnoręcznie. Gov.pl podaje, że druk możesz pobrać i wypełnić w domu albo dostać w urzędzie. Do wniosku dołączasz oryginał dowodu wpłaty oraz dokumenty potwierdzające interes prawny — w oryginale albo jako kopie poświadczone za zgodność z oryginałem.

Ile kosztuje i jak zapłacić?

Opłata za udostępnienie danych jednostkowych wynosi 31 zł (rozporządzenie Rady Ministrów z 25 czerwca 2026 r., obowiązuje od 30 czerwca 2026 r.). Płacisz ją przed złożeniem wniosku, a dowód zapłaty dołączasz do wniosku. Dowodem może być wydruk albo plik potwierdzający przelew, wygenerowany z systemu bankowego.

Gov.pl wskazuje wpłatę na rachunek urzędu, do którego chcesz złożyć wniosek; przy wniosku przez internet możesz zapłacić w trakcie jego składania. Wniosek kierujesz do urzędu gminy, na którego rachunek wpłynęła twoja wpłata.

Z opłaty zwolnione jest udostępnienie danych niezbędnych do sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia.

Gdy działa za ciebie pełnomocnik

Wniosek może złożyć w twoim imieniu pełnomocnik. Dołącza dokument pełnomocnictwa i potwierdzenie zapłaty opłaty skarbowej. Według ustawy o opłacie skarbowej (tekst jednolity Dz.U. z 2025 r. poz. 1154, załącznik, część IV) opłata skarbowa od złożenia dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa wynosi 17 zł od każdego stosunku pełnomocnictwa (stan na 2026 r.). Ustawa przewiduje zwolnienia, m.in. gdy pełnomocnictwo udzielane jest małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu. Tę samą kwotę 17 zł podaje Gmina Jasło.

Kiedy dostaniesz dane?

Według gov.pl dane otrzymasz w ciągu miesiąca od dnia złożenia wniosku, w sposób wybrany we wniosku: osobiście w urzędzie, pocztą albo elektronicznie na skrzynkę Mój Gov/ePUAP. Odebrać je osobiście możesz tylko w urzędzie, do którego złożysz wniosek.

Otrzymanych danych nie możesz wykorzystać w innym celu niż ten, który wpiszesz we wniosku. We wniosku podpisujesz zobowiązanie do wykorzystania danych wyłącznie w tym celu.

Co się dzieje przy interesie faktycznym?

Jeśli nie masz interesu prawnego, a tylko faktyczny, urząd sam zwraca się do osoby, której dane dotyczą, o zgodę. W piśmie podaje twoje imię i nazwisko, zakres danych, cel ich wykorzystania i termin na odpowiedź. Termin wynosi od 7 do 14 dni od otrzymania pisma przez tę osobę.

Zgodę osoba wyraża na piśmie z własnoręcznym podpisem albo elektronicznie z podpisem kwalifikowanym, osobistym lub zaufanym. Brak zgody w wyznaczonym terminie oznacza odmowę zgody i dane nie zostaną udostępnione.

Co jeśli urząd odmówi?

Jeżeli warunki udostępnienia danych nie są spełnione, urząd odmawia w drodze decyzji administracyjnej.

Jeśli potrzebujesz pomocy przy przygotowaniu sprawy, sprawdź poradnik Jak umówić nieodpłatną pomoc prawną w swoim powiecie?

Poradnik opiera się na ustawie o ewidencji ludności, rozporządzeniu Ministra Cyfryzacji o wzorach wniosków, rozporządzeniu Rady Ministrów o opłatach, ustawie o opłacie skarbowej oraz na stronach gov.pl i Gminy Jasło.